Faire un don de matériel
À la Bibliothèque ou aux Archives?
Les documents d’archives sont originaux et uniques. Ils revêtent de l’importance à long terme en raison des informations administratives, juridiques, fiscales, probatoires ou historiques qu’ils contiennent. En quoi sont-ils différents des documents de bibliothèque? Un service d’archives peut posséder le texte original d’un livre avec les notes manuscrites de l’auteur, tandis qu’une bibliothèque peut détenir l’un des exemplaires publiés de ce livre, tout comme d’autres bibliothèques.
Si vous désirez faire don de livres imprimés entre les 15e et 19e siècles, veuillez communiquer avec nous à [email protected].
Composition de notre collection
Notre mandat est d’amasser des documents d’archives qui sont significatifs pour l’histoire des Juifs de Montréal.
Les organisations et les établissements locaux, ainsi que les familles et les particuliers, peuvent faire don de documents originaux et uniques, tels que :
- Papiers de famille (correspondance, journaux intimes ou agendas, actes de l’état civil, informations biographiques et généalogiques)
- Photographies, albums et matériel audiovisuel déjà numérisés
- Dossiers d’entreprises, d’organisations ou d’établissements (procès-verbaux, règlements, etc.)
- Affiches, affiches-programmes, programmes et documents éphémères de la communauté.
La donation de documents personnels et d’entreprise aux Archives en assure la préservation et la mise à disposition aux chercheurs et aux générations futures. Nous conservons notre collection dans un endroit sécuritaire et à ambiance contrôlée. Nous décrirons vos documents sur notre site Web afin que le public du monde entier puisse y avoir accès.
Notez que nous ne collectons pas :
- matériel photocopié
- documents publiés (pour des raisons de législation sur le droit d’auteur)
- œuvres d’art
- plaques
- disques vinyles
Aperçu du processus de donation
La donation est le transfert légal de la propriété de matériel archivistique d’un particulier, d’une organisation ou d’une entreprise aux Archives de la Bibliothèque publique juive (A-BPJ). Voici en quoi consiste le processus :
1. Remplir le formulaire
Remplissez le formulaire « À propos de la donation de mes documents aux A-BPJ ». Si vous avez un inventaire ou une liste, veuillez nous l’envoyer séparément par courriel à [email protected].
2. Attendre qu’on communique avec vous/planifie une rencontre en vue de l’acquisition
L’archiviste évalue chaque cas individuellement et pourrait vous inviter à une rencontre en vue de l’acquisition afin de discuter davantage de vos documents.
3. Signer le « Contrat de donation »
Si vos documents répondent aux critères d’acquisition, un contrat est rédigé entre le donateur et les Archives. Ce document s’appelle « Contrat de donation » ou « Acte de donation ». Le contrat de donation porte sur les éléments suivants :
- Propriété et garde
- Conditions d’utilisation
- Accès et droit d’auteur
- Reçus officiels
4. Acheminement des documents
Nous coordonnons l’acheminement des documents aux Archives. L’examen des documents peut nous amener à retirer certains d’entre eux de l’inventaire. Ces décisions seront examinées avec vous.
5. Classification et description
À la réception des documents, nous classons la collection (sous le nom du donateur, de l’entreprise ou de l’organisation), nous en donnons une description et nous la rendons accessible au public.
Préparer vos documents (en vue d'une donation)
Contrairement à une bibliothèque où les documents sont classés par sujet, les documents archivistiques sont souvent conservés dans l’ordre où le créateur des documents les a reçus. De cette façon, les chercheurs peuvent parfaitement comprendre les liens entre la création et l’utilisation des divers documents.
Triage
Voici une bonne occasion de vous assurer que vous voulez conserver uniquement « les éléments que vous valoriserez au fil du temps », étape que nous appelons le triage et que nous comparons au sarclage dans un jardin qui permet de diriger les ressources vers les parties précieuses du jardin. Par exemple, vous trouverez peut-être des photocopies, des publications ou de vieilles factures parmi vos papiers. Ont-ils une valeur durable? Font-ils partie du mandat de collection de la bibliothèque? Épurer la collection exige du temps au départ, mais permet d’économiser temps et ressources à long terme.
Classement
Il se peut que dans l’ensemble, vos documents soient classés de façon adéquate, ou vous aurez peut-être à en faire le classement. Le guide de la Bibliothèque du Congrès américain pourrait vous aider à procéder au classement de vos documents.
Description
Une fois que vous aurez classé vos documents, dressez-en la liste – plus elle sera détaillée, mieux ce sera. Considérez noter les types de documents, qui les a rédigés et à quel moment (l’année suffit). Soyez disposé à remettre cette liste à l’archiviste, ce qui permettra d’accélérer le processus de donation.
Dons en argent
La préparation des documents aux fins d’utilisation par les chercheurs est l’étape la plus onéreuse aux Archives. Bien que les dons en argent soient rarement un prérequis de l’acquisition d’une collection, nous invitons les donateurs qui sont en mesure de contribuer financièrement à la classification, au catalogage et à la conservation de leurs documents personnels ou de famille à en discuter avec l’archiviste.
Vous avez des questions?
Pour de plus amples renseignements sur les avantages de la donation de vos documents aux Archives ou sur le processus de donation, veuillez communiquer directement avec les Archives, par courriel à [email protected], ou par téléphone à 514 734-1372. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse suivante :
Archives de la Bibliothèque publique juive
Acquisition d’archives
5151, chemin de la Côte-Sainte-Catherine
Montréal (Québec)
H3W 1M6
